محتوا، خطمشیهای اطلاعاتی و کار دانشی حل شود.
این بخش، مجموعه مهمی از فناوریهای مدیریت دانش را مورد بحث قرار میدهد که در نتیجه مصاحبه با دستاندرکاران مدیریت دانش در سرتاسر جهان (اروپا، آمریکا، آسیا و استرالیا)، اقدامات مؤسسات مشاورهای در زمینه مدیریت دانش و مطالعه گزارشهای کنفرانسها و کارگاههای مدیریت دانش در سرتاسر جهان طی سالهای ۲۰۰۲ و ۲۰۰۳ میباشد (رائو ، ۲۰۰۵).

۲-۶-۸- مدیریت محتوا
امروزه تعداد شرکتهایی که سیستم‌های مدیریت محتوا را به منظور ثبت تجارب موفق، درسهای آموخته شده، دانش توسعه محصول، دانش مشتریان، دانش مدیریت منابع انسانی و دانش روشها اندازه‌گیری کردهاند، روبه افزایش است. تیم‌های محتوا، نقشه های دانش و متنی کردن جریان کار میتوانند استفاده مجدد محتوا را به طور مؤثر تضمین کنند.
سیستم‌های پیشرفته مدیریت محتوا شامل ویژگیهای اکتشاف بدون مرز ، الگوهای تألیف ، حفظ انسجام صفحات و پیوندهای شبکه، بازنگری دورهای، آرشیو، کنترل نسخه، تعیین قواعد، شاخصها، ممیزها، دسترسی مجاز و اصلاحات اجرایی میشود.
قبل از هر چیز، سازمان باید به منظور تعیین حوزه های کلیدی دانش درونی و بیرونی به ممیزی دانش سازمانی مبادرت کند. طبق نظر کلار هارت، مدیر عامل فاکتیوا ، دامنه این حوزه ها از دانش مشتری تا هوشمندی کسب و کار در تغییر است. شرکت اکسنچر که سیستم مدیریت دانش لوتوس-نوتز- بیسد را در سال ۱۹۹۲ اجرا کرد، در سالهای اخیر با مسائلی مانند تراکم، دوبارهکاری و مازاد اطلاعات روبهرو شد. در حال حاضر، سیستم اکسچنج نالج دارای یک معماری و طراحی استاندارد است و ۷۰ هزار حرفهای برای تسهیم اطلاعات درباره روششناسیهای پروژه، چرخه های فروش، برنامههای جاری و سایر یادگیری‌های مراجعان به آن دسترسی دارند. بیش از ۳۶۰۰ پایگاه داده وجود دارد و ۲۵۰ مدیر دانش مسئول بازنگری محتوا و انتخاب تجارب موفقاند. این تجارب در درون بخشهای مشخص شبکه ترکیب و در دسترس گردانندههای خبره و مراجع بیرونی نیز قرار داده میشوند.
به علاوه، استراتژی مدیریت دانش شورون شامل تسهیم تجارب موفق، الگوبرداری داخلی و خارجی، شبکهسازی، ابزارهای برنامه ریزی جدید و نرمافزار پیگیری کار میشود. این موارد از طریق نقشه منابع تجارب موفق، برنامه جامع فرآیند ، کنفرانس سالانه کیفیت، و اینترانت لینک اطلاعاتی جهانی به نمایش گذاشته میشوند.
طبق نظر رایان اسکیاندری، مهندس ارشد سیستم‌ها در اینتروون ، یک پلت فرم خوب طراحی شده باید بتواند انواع، منابع و الگوهای مختلف دسترسی محتوا را مدیریت کند. منابع محتوا شامل کتابخانههای سازمانی، فعالیتهای پروژه و راهنماهای پرسنلی میشوند. محتوا میتواند ساختارمند یا غیرساختارمند شود؛ بخشی از آن در طی فعالیتهای دانشی به‌هنگام (از جمله، طوفان فکری آنلاین) ایجاد و تجزیه و تحلیل میشود.
محتوای سازمانی ویدئوها، خطمشیهای سازمانی، وبسایتهای بیرونی و آرایه های الکترونیکی را شامل میشود. طبق نظر اسکیاندری تقریباً ۶۰ تا ۷۰ درصد محتوای پورتال، غیرساختارمند است. این محتوا را که از طریق پورتال دانش سازمانی در دسترس است، معمولاً تعدادی از کاربران کسب و کار: بازاریابی، منابع انسانی، آموزش، ارتباطات سازمانی، پشتیبانی فناوری، فروش و مدیریت ارشد، مدیریت و حفظ می‌کنند. تیم ویرایش جهانی در زیمنس از سیستم مدیریت دانش، از طریق کنترل کیفیت مدارک و اسناد و تهیه خلاصه های مکتوب حمایت میکند.
موضوعات دانش در زیمنس عبارتند از: تجارب موفق، نوآوریها، درسهای آموخته و روشها. فعالیت‌های محتوا در یک سیستم مدیریت دانش عبارتند از: تألیف، مدیریت و تحویل محتوای سازمانی. این فعالیتها باید تضمین کنند که محتوای کسب و کار سازگار، با کیفیت، ایمن، به موقع و با اهمیت است.
طبق نظر دیوید اسنودن «باید بخاطر داشته باشیم که دانش فقط چیزی نیست که بتواند مدیریت شود، بلکه جریانی است که باید بارور شود و این مستلزم درک اکولوژی پیچیده دانش است.›› (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).

۲-۶-۹- طبقهبندی دانش
ابزارهای خودکار مانند طبقهبندی رایانهای نیز به اقدامات مدیریت دانش کمک میکنند. طبقهبندی دانش باید با اهداف و استراتژیهای کسب و کار متناسب شود. فعالیتهای طبقهبندی دانش سه نوع است: استفاده از ابزارهایی با طبقهبندی از قبل انجام شده، استفاده از ابزارهایی با انجام طبقهبندی به طور خودکار و پویا، و استفاده از این ابزارها همراه با مداخلات انسانی. «بلو کراس بلو شیلد فلوریدا » از ابزارهای نرم‌افزاری برای طبقهبندی و همچنین طبقهبندی خودکار(یا تعیین واژگانی برای مستندات مشخص) استفاده کرده است. یک ابزار خودکار میتواند به طور قابل ملاحظهای زمان انجام طبقهبندی را کاهش دهد. با وجود این، ضروری است افراد نتایج را بازنگری کنند. ابزارهای مؤثر میتوانند برای ایجاد و آزمون طبقه‌بندیهای جدید با ابعاد عمق، وسعت و جزئیات مورد استفاده واقع شوند. حفظ طبقهبندی برای مدیران و همچنین درک آن برای کاربران باید آسان باشد (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).

۲-۶-۱۰- گروهافزار
ویژگیهای مطلوب گروهافزار ها در بافت مدیریت دانش عبارتند از: برقراری پیوند ، نقشهکشی دانش، نظرسنجی، خلق گروهی اسناد، درجهبندی، اطلاعیه و مدیریت دسترسی.
شرکت ریو تینتو (یک شرکت منابع طبیعی)، سی گروه تسهیم تجربه (سی.او.پی ) را برای بهبود کسب و کار تشکیل داده که یازده گروه برای همه کارکنان قابل دسترس است و در موضوعاتی از قبیل استاندا
ردهای محیطی، ایمنی، زیرزمینی، و عملیات دراگلاین فعالیت میکنند. این شرکت در فوریه ۲۰۰۲ همان ریو تینتو کلابوریتیو را برگزار و یک وسیله‌ی تیمی برای استفاده از پست الکترونیکی به عوض دسترسی مستقیم شبکه ابداع کرد.
در سال ۱۹۹۴ برنامه مدیریت سرمایه فکری شرکت آی.بی.ام اجرا شد. این چارچوب در خطمشی‌ها، فرآیندها پرسنل، ارزش‌ها و فناوری شرکت گنجانیده شد. ابزارهای کلیدی مورد استفاده عبارتند از: آی.سی.ام است وب (زیرساختار در سطح سازمانی)، نالج کافی (برای همکاری) و کوکپیت نالج (برای هوشمندی کسب و کار و اکتشاف دانش).
شرکت زیمنس مدیکال سولوشن یک پورتال اینترانتی مبتنی بر اوپن تکستز لیو لینک دارد که از همکاری، تسهیم دانش مبتنی بر شبکه و مدیریت اسناد حمایت میکند. در فرهنگ شرکت مک کینزی، متخصصان از استفاده مجدد تجارب کد شده دیگران گریزان و به دنبال راهحلهای منحصر بفردند. آنها به عوض جستجوی اطلاعات در پایگاه های داده اینترانت، ترجیح میدهند با تفکر خلاقانه به اطلاعات مورد نیاز دست یابند. بنابراین، متخصصان مدیریت دانش بخشی از واحد منابع انسانیاند که برای در کنار هم قرار دادن افراد برای همکاری با یکدیگر تخصص دارند. مؤسسات علمی از جمله دانشگاه جورج واشنگتن از ابزارهایی مثل انتوپیا کوانتم سولوشن به منظور ایجاد پلت فرمهای محتوا و همکاری بین دانشکده و دانشجویان، از طریق ایجاد پیوندهای اجتماعی برای تشویق تسهیم دانش پنهان، استفاده میکنند (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).

۲-۶-۱۱- گروه های تسهیم تجربه آنلاین
وارد و پپارد (۲۰۰۲) معتقدند که گروه ها تسهیم تجربه آنلاین به منظور «خلق و تبادل دانش و توسعه قابلیتهای اعضای خود به وجود میآیند». همچنین داونپورت و پروساک (۲۰۰۳) بحث میکنند که گروه تسهیم تجربه «گروهی معمولاً غیر رسمی و خود سازمان یافته از افراد است که دانش را با یکدیگر تسهیم میکنند، و بر مبنای منافع، مسائل و علایق مشترک در مورد فعالیتهای خاص برانگیخته میشوند». کلینز (۲۰۰۳) تصریح میکند که اعضای این گروه ها به ندرت از لحاظ میزان دانش یکسانند. همه گروه های تجربه درگیر فعالیتهای مرتبط با دانشاند، با وجود این ماهیت این فعالیتها متفاوت است. بر این اساس، این محققان گروه های تجربه را به دو نوع تقسیم میکنند: گروه تسهیم دانش که در آن حداقل برخی افراد آمادگی دارند دانش خود را با سایر اعضا تسهیم کنند. دانشی که تسهیم میشود، ممکن است از نظر نوع (دانش ضمنی یا دانش صریح یا ترکیبی از هر دو) متفاوت باشد. ویژگی مشترک گروه های تسهیم دانش این است که حداقل برخی از اعضاء (یا همه) در طی فعالیتهای گروه از دیگران دانش به دست میآورند. نوع دیگر، گروه توسعه دانش است که فعالیتهایش آشکارا تسهیم دانش را افزایش نمیدهد، بلکه محیطی را فراهم میکند که در آن افراد دانش خود را توسعه دهند.
از طرف دیگر، استفاده از گروه های تسهیم آنلاین به عنوان یک ابزار مؤثر برای تبادل و حفظ دانش روبه افزایش است. ای.پی.کیو.سی گروه های تجربه را به چهار دسته طبقهبندی میکند: کمک کردن (تسهیم بینشهای همردیفان، مثل تک کلوپز دایملر کرایسلر )، تسهیم بهترین تجربه (تسهیم تجارب مستند تأیید شده کاربر، مثل شولامبرگر این تاچ )، تسهیم دانش (پیوند اعضا برای مثال سی.جی.ای.وای) و نوآوری (تولید ایده در بین مرزها برای مثال زیمنس شرنت) (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).

۲-۶-۱۲- پورتالهای سازمانی
طبق نظر استیون ان.جی – مدیر پورتالهای کسب و کار منطقه آسیای جنوب شرقی آی.بی.ام – پورتالها نشاندهنده «چهره» مدیریت دانش بوده، به خلق محیط کاری بر اساس نیاز تک تک افراد سازمان کمک میکنند. یک پورتال خوب طراحی شده میتواند یک کانال تحویل درخواست‌های مدیریت دانش در هر زمانی و مکانی باشد. پورتالهای دانش نقطه تعامل و هماهنگی برای همکاری (تقویم، فردیابی)، اجرا (هوشمندی کسب و کار) و مدیریت اطلاعات (داراییهای دیجیتالی، تجسمبخشی به داده ها) هستند. پورتال‌های سازمانی مخاطبان گوناگونی دارند: کارکنان، شرکاء و مشتریان. پورتال، دسترسی به دامنه وسیعی از درخواستها، محتوا، خدمات، فرآیندها و افراد را فراهم میکند. طبق نظر استیون ان.جی، کارکنان آی.بی.ام امروزه پورتال مان (دابلیو تری) را به عنوان معتبرترین، مفیدترین و مهمترین منبع اطلاعات می‌دانند؛ دو سوم کارکنان آی.بی.ام باور دارند که پورتال اکنون برای انجام کارهایشان حیاتی است و در زمان ارزشمندشان صرفهجویی ایجاد میکند. البته نگهداری پورتال میتواند به خاطر تغییرات در افراد، فرایندها و اطلاعات هزینهبر باشد. پورتال سازمانی یک روش مدیریت محتواست و دسکتاپ دانش باید یک محیط عملیاتی برای کاربران نهایی خلق کند. پورتالهای دانش سازمانی پلتفرمهای مفیدی برای برقراری پیوند بین کارکردهای مدیریت دانش هستند. پورتالهای سازمانی احساس وحدت در میان کاربران ایجاد و امکان دسترسی به دانش و کارشناسانی را که دارای دانش هستند، فراهم میکنند. در جدول ذیل، دیدگاه های برخی از نویسندگان مدیریت دانش درباره نیازمندی‌ها و اهداف پورتالهای دانش سازمانی خلاصه شده است (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸: ۱۲۰-۱۲۱).

جدول ۲-۷: اهداف و نیازمندی‌های پورتال دانش سازمانی
نویسندگان نیازمندیها اهداف
ترا و گوردن (۲۰۰۳) بهبود ارتباطات(بالا به پایین و بالعکس)
انتقال دانش به کارکنان
استفاده مجدد از دانش
تقویت همکاری
بهبود مدیریت سرمایه انسانی