سردفتر اسناد رسمی

2-2-2-1 سند رسمی الکترونیکی
2-2-2-1-1 سند رسمی الکترونیکی در حقوق ایران
همانطور که در ادامه خواهیم گفت، برخلاف قانونگذار فرانسه قانونگذار ایران تعریفی از سند رسمی الکترونیکی ارائه ننموده است، به ناچار به قوانین موجود در باب اسناد رسمی مراجعه می نماییم. مطابق ماده 1287 قانون مدنی، «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، رسمی است». از این ماده قانونی می توانیم چنین استفاده کنیم که سند رسمی الکترونیکی نیز سندی الکترونیکی است که نزد مامور صالح با رعایت مقررات قانونی تنظیم و ثبت گردد و یا بعبارتی دیگر سند رسمی الکترونیکی، سندی رسمی است که به صورت الکترونیکی تنظیم و ثبت گردد.
قانون ثبت اسناد و املاک ایران با محدودتر کردن تعریف سند رسمی، سندی را رسمی می داند که در دفاتر اسناد رسمی و طبق قانون و مقررات تنظیم شود. براین اساس در تفاوت تعریف قانون مدنی و قانون ثبت اسناد و املاک در خصوص سند رسمی می توان گفت که از نظر قانون مدنی هر سندی که توسط مامور رسمی مطابق قانون و در حوزه صلاحیت آنها تنظیم گردد آن سند رسمی است ولی مطابق قانون ثبت اسناد و املاک فقط سندی رسمی است که توسط سردفتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت گردد. بنابراین نقش سردفتر در تنظیم اسناد رسمی نقشی اساسی و اصیل است. از جمله وظایف مهم سردفتران تنظیم و ثبت اسناد برابر مقررات می باشد که قبل از تنظیم و ثبت آن باید اقداماتی از قبیل احراز هویت طرفین معامله یا متعاهدین و شهود، احراز اهلیت آنها، احراز مالکیت و … را انجام دهند. لذا در تنظیم اسناد رسمی بصورت الکترونیکی نیز نقش سردفتر اسناد رسمی مهم و غیر قابل حذف می باشد. بنابراین این تنظیم شدن اسناد نزد مامورین رسمی و در حوزه صلاحیت ایشان و طبق قانون بودن آنها است که به سند رسمیت می بخشد و نه الکترونیکی و غیر الکترونیکی بودن آن. زیرا که سند رسمی همه اعتبار و امتیازهای خود را از دخالت مامور رسمی در تنظیم آن به دست می آورد. مامور رسمی، ناظر و شاهد ممتازی است که قانون برای ثبت وقایع و احراز سمت و راهنمایی اشخاص و رعایت مقررات قانونی گمارده است و امضای او هرگونه تردید را نسبت به صحت وقوع عمل حقوقی و انتساب آن، از بین می برد. براین اساس اگر سندی را منشی سردفتر تنظیم کند و متعاملین در غیاب سردفتر آن را امضا کنند و پس از اندکی سردفتر رسیده و سند را امضا کند، این سند قانونا رسمی محسوب نمی شود.
متاسفانه باید گفت قانون کشورمان در زمینه سند رسمی الکترونیکی بسیار فقیر است و همانطور که مبسوط در ادامه شرح خواهیم داد کشورهای پیشرفته ای چون فرانسه به قدری در شناسایی و استفاده از این نوع از سند پیشرفت نموده اند که موجبات تاسف برای جامعه حقوقی کشور به ویژه جامعه سردفتری کشور را در پی دارد و توصیه می گردد قانونگذار کشورمان از تجربیات مفید بدست آمده در این زمینه استفاده نماید.
2-2-2-1-2 سند رسمی الکترونیکی در حقوق فرانسه
همچون قانونگذار ایران که در ماده 1287 قانون مدنی، سند رسمی را تعریف نموده بود، قانونگذار فرانسوی نیز در ماده 1317 قانون مدنی خود سند رسمی را به این شکل نموده است:
«سند رسمی، سندی است که توسط مأمورین رسمی که حق تنظیم آن را دارند در مکانی که سند در آن تنظیم می شود و با رعایت تشریفات قانونی، تنظیم می شود».
حقوقدانان و قانونگذاران این کشور در اقدامی هوشمندانه با مبنا قرار دادن زمینه الکترونیکی، استفاده از سند را محدود به اسناد تجاری ننمودند و دایره شمول آن را به اسناد رسمی وسعت دادند. قانونگذار فرانسه با الحاق بندی دوم به ماده 1317 قانون مدنی خود، سند رسمی الکترونیکی را تعریف نموده و به رسمیت شناخت. این بند مقرر می دارد:
«این سند (رسمی) می تواند به صورت الکترونیکی تنظیم شود، مشروط به آنکه مطابق شرایط مقرر، در آئین نامه شورای دولتی، تنظیم و نگهداری شود».
جمله پایانی بند اول از ماده 4-1316 همین قانون نیز بیان میدارد:
« …امضای صورت گرفته به وسیله مامور رسمی، وصف رسمی بودن را به سند اعطا می کند».
همچنین قانونگذار فرانسه در پایان بند دوم از ماده 4-1316 قانون مذکور تعیین شرایط و چگونگی تنظیم سند رسمی و نگهداری آن را به شورای دولتی آن کشور می سپارد. شورای دولتی فرانسه نیز در در آئین نامه شماره 272-2001 مورخ 30 مارس 2001 با تعریف امضای الکترونیکی و شرایط امضای امضای الکترونیکی مطمئن زیرساخت تعریف سند رسمی الکترونیکی را بنا نهاد و در ادامه در آئین نامه شماره 973 – 2005 مورخ 10 اوت 2005 به طور تخصصی و ویژه به نحوه اجرایی کردن سند رسمی الکترونیکی و شرایط نگهداری آن پرداخت.
همانطور که گفته شد شورای دولتی فرانسه در آئین نامه موصوف (13 مارس 2005) برخی شرایط فنی و ایمنی در خصوص ایجاد و نگهداری اسناد الکترونیکی در مراجع رسمی را پیش بینی کرده است که مراجع ثبت اسناد رسمی موظف به رعایت آن شرایط می باشند و این امکان را برای سران دفاتر اسناد رسمی یا هر مامور دولتی فراهم می کند که اسناد رسمی را بر زمینه و قالبی غیر از زمینه کاغذی نیز تنظیم کنند. باید گفت که سران دفاتر اسناد رسمی به عنوان ارائه دهندگان خدمات گواهی الکترونیکی و نیز تنظیم و امضاء کنندگان اسناد رسمی الکترونیکی، عمده ترین و مهم ترین نقش را در دنیای مجازی و الکترونیک در فرانسه ایفاء می کنند.
به لحاظ اهمیت و فایده آئین نامه 973-2005 فرانسه جهت اقتباس د
ر کشور ایران در ادامه به بررسی اهم مطالب این آئین نامه می پردازیم.
در این آئین نامه، شورای عالی سردفتران فرانسه در این مورد مأموریت یافت که نسخه اصلی سند رسمی را در مرکز الکترونیکی شورای عالی، ایجاد و کنترل نماید. همچنین مأموریت یافته است که شبکه پردازش و انتقال اطلاعات را بپذیرد. در این متن امکان صدور رونوشت مصدق کاغذی از سند رسمی الکترونیک و برعکس، امکان صدور رونوشت‌های الکترونیکی از اسناد رسمی کاغذی، پیش‌بینی شده است. این آئین نامه در اول فوریه 2006 به اجرا درآمد؛ تاریخی که اسناد محضری توانستند بر زمینه الکترونیک ایجاد شوند.
به طور خلاصه نوآوری‌های عمده این آئین نامه عبارتند از:
قوه‌مقننه به شورای عالی سردفتران فرانسه مأموریت مضاعفی را محول ساخت که طی آن، این شورا موظف به مطالعه و پذیرش شبکه پردازش و انتقال اطلاعات و نیز ایجاد و کنترل مرکزی تحت عنوان «مینوته سانترال» شد که در آنجا سند الکترونیکی باید به محض ایجاد، ثبت شود و دسترسی به این سند در انحصار کامل سردفتر امانت‌گذار ‌باشد (در اینجا منظور از انحصار کامل، عدم دسترسی سردفتران به اسناد یکدیگر است لذا در این مرکز اصل محرمانه بودن اسناد رعایت شده است) البته باید بررسی کنیم که با ایجاد نسخه اصلی در مرکز، و جابجایی‌هایی که به واسطه نگهداری سند مکرراً توجیه می‌گردد، هرگز ماهیت اصلی سند از بین نمی رود.
به کمک ابزار و فرایند امضای مطمئن، سند باید توسط سردفتر به امضاء رسد. در این مورد، مطابق با تجویزهای آئین نامه شماره 272 ـ 2001 مورخ 30 مارس 2001 در اجرای ماده 4 ـ 1316 قانون مدنی، کارت رئال، باید مورد شناسایی قرار گیرد. امضای طرفین و تمامی مداخله‌کنندگان در سند باید به گونه‌ای در سند انجام شود که تصویر مرئی و روشن آن در آنجا (روی صفحه رایانه‌ای که سند در آن نمودار شده است)، پدیدار گردد. حکم مزبور در این مورد، عالماً و عامداً سیستم خاصی را تعریف نکرده است و این وظیفه مهم را به عهدۀ سازندگان نرم‌افزارهای نگارش اسناد گذاشته است تا راه‌حل‌های فنی مناسبی را پیشنهاد کنند که این راه‌حل‌ها بایستی به دلیل تحول فناوری، به طور مرتب تغییر یابند.
این حکم، امکان امضای سند از راه دور را فراهم ساخت، بدین شکل که چهار سال قبل، در صدمین کنگرۀ سردفتران در پاریس، چگونگی و امضای این نوع سند به نمایش گذاشته شد، با شرطی بسیار واضح و تصریح به اینکه رضایت هر یک از طرفین سند توسط یک سردفتر اخذ شود: (سردفتری که در محضر او این امضاء انجام می‌شود). (در این سند از راه دور، که در صفحات آتی، آن را توضیح خواهیم داد، یکی از طرفین سند به عنوان مثال در شهر لیون و دیگری در شهر استراسبورگ هر کدام به یک دفتر اسناد رسمی در همان شهر مراجعه می‌کنند و تقاضای تنظیم سند واحدی را می‌کنند لذا به اجبار در امضای یک سند دو سردفتر لازم است،یکی سند را تنظیم و بامضای تقاضاکننده می رساند که این سردفتر کار اصلی را انجام می دهد و سردفتر دیگر در شهر دیگر امضای طرف مقابل را بر روی سندی که از سردفتر همکار ارسال نموده است اخذ می نماید). بی شک نوآوری عمده و عظیم سند الکترونیکی این است که فاصله را از بین می‌برد و در عین حال حضور سردفتر را ضروری و اجتناب‌ناپذیر می‌سازد. سردفتری که به عنوان شاهدی ممتاز، حصول رضایت مشتری خود را در هر دو طرف زنجیره، مراعات می‌کند.
مطابق مادۀ 22 این حکم، ضمیمه‌های یک سند الکترونیک، جزء لاینفک آن سند هستند و امضای سردفتر در پایان سند، برای ضمیمه‌ها نیز معتبر است.
در مواد 23 و 25، آمده است که: دفتر جاری سردفتر می‌تواند یا بر زمینه کاغذی باشد یا بر زمینه الکترونیکی. در مورد زمینه الکترونیکی، باید دفتر جاری توسط رئیس شورای عالی سردفتران یا نماینده وی امضاء الکترونیکی شود.
مادۀ 30 این حکم، ایجاد یک پروندۀ ضمیمه را برای سند پیش‌بینی کرد که مطالب جانبی (مثل ایجاد کپی اجرایی یا تغییر رژیم اموال و غیره) در آن ثبت شود.
فصل‌های دوم و سوم این حکم، یک ابداع اساسی و بنیادی را در خود گنجانده‌اند. به موجب این دو فصل، قانونگذار به سران دفاتر اسناد رسمی اجازه می دهد که رونوشت‌هایی را از اسناد الکترونیکی، بر روی کاغذ صادر کنند و یا برعکس (رونوشت‌هایی از اسناد کاغذی را بر روی زمینۀ الکترونیکی صادر نمایند)، بدون اینکه رسمیت سند (به ویژه نیروی ذاتی سند) تحت تأثیر قرار گیرد. در اینجا می‌توانیم به خوبی دریابیم که انتقال الکترونیکی یک کپی اجرایی سند کاغذی، از لحاظ زمانی و جلوگیری از اتلاف وقت، چقدر به نفع طلبکار یا مأموران اجرایی است و صاحبان مشاغل قضایی، از همه این امکانات می‌توانند استفاده کنند. از سوی دیگر، مراجعان می‌توانند کپی رسمی سندی را که بر زمینه الکترونیکی امضاء شده است، دریافت کنند.
الف – اصول حاکم بر تنظیم سند محضری در حقوق فرانسه